1. MIS là gì ?

MIS là viết tắt của Management Information System – là hệ thống thông tin quản lý quá trình hoạt động kinh doanh theo một khóa duy nhất trên hệ thống là mã vụ việc. Các thông tin được sản sinh ra từ khi có cơ hội kinh doanh đến khi bảo hành, đóng dự án, phục vụ cho tất cả đối tượng từ nhân viên, cấp quản lý đến cấp lãnh đạo. Ngoài ra MIS còn có khả năng trao đổi thông tin với các ứng dụng ngoài như Kế toán, Mua hàng, Kho, CRM… thông qua lớp Datamining. Nói cách khác, MIS là hệ thống bao gồm con người, thiết bị, các dữ liệu, thông tin và các thủ tục quản lý/tổ chức nhằm cung cấp những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý ra quyết định.

Đây là hệ thống thông tin tổng thể có khả năng phân phối thông tin đến đúng đối tượng cần thông tin để xử lý. Thông tin được quản lý và cảnh báo sớm theo các quy định của tổ chức. Hệ thống bao gồm rất nhiều luồng xử lý công việc. MIS có sự liên kết,  gắn kết các giao dịch theo dòng tiền của công ty, mô tả cho người dùng hệ thống bức tranh nguồn lực, tài chính của doanh nghiệp, xác định được khả năng tài chính hiện có của doanh nghiệp, đưa chi phí lợi nhuận về đúng bản chất, từ đó cải tiến và phân tích tài chính cho KPI. Bên cạnh đó, MIS còn có những tính năng tích hợp mở, có thể tích hợp với các ứng dụng ngoài (như kế toán, nhân sự, kho…)

Về cấu trúc, MIS được mô tả như một cấu trúc kim tự tháp, bao gồm: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing System); Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Informaton System); Hệ thống trợ giúp ra quyết định (DSS – Decision Support System); Hệ thống Thông tin điều hành (EIS – Executive Information System). Thông tin là cần thiết ở tất cả các cấp trong một tổ chức kinh doanh. Tuy nhiên, phạm vi, nội dung của nó và trình bày khác nhau từ một cấp độ khác. Dựa trên vị trí mà tại đó thông tin được sử dụng, nó có thể được phân loại như thông tin hoạt động, chiến thuật, và chiến lược. 

mis la gi

MIS có rất nhiều tính năng, chung quy lại có 3 nhóm Tài chính – Nhân lực – Vật lực.

  • Tài chính: đó là dòng tiền, là các tính năng tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán được chạy trong các hạn mức chi phí cho phép.  Việc quản lý dự toán và hợp đồng, phân phối đến nhiều đầu mối review và phân tích – giảm rủi do khi thực hiện dự án.
  • Nhân lực: đó là con người, phân tích hiệu quả sử dụng nguồn lực, đo Utilization và Billable mất đi tương ứng với doanh thu đem về. Quản lý được hoạt động của nhân viên, dùng thế mạnh của từng người để kết hợp thành nhóm. Quản lý dự toán triển khai (Nhân lực và chi phí triển khai), phân phối đến đúng người review phương án. Quyết toán dựa trên dự toán nhằm đưa ra các thông tin tham khảo để hình thành định mức và các cải tiến trong công tác triển khai.
  • Vật lực: là tri thức, là các kho dữ liệu KMS, tri thức phải đưa vào luồng công việc.  Từ đó hình thành các thông tin có giá trị của công ty được ánh xạ theo mã vụ việc, các kết quả của từng quá trình trong quy trình kinh doanh tổng thể được lưu trữ và khai thác khi cần.

Tính năng nhân lực, vật lực nhằm giúp tài chính tốt hơn. Việc quản lý nhân lực, vật lực nhằm giúp giảm thi phí, tăng doanh thu, từ đó mới có thể cạnh trạnh được với các đối thủ trên thị trường. Thông tin trên hệ thống chỉ được cung cấp 1 lần và chia sẻ nhiều lần cho các bên cần thông tin. Hệ thống capture được thông tin quá khứ, chia sẻ thông tin kịp thời, ra các báo cáo nhanh chóng phục vụ cho công tác quản lý điều hành.

mis_2

Lợi ích của doanh nghiệp khi áp dụng MIS

Việc áp dụnghệ thống thông tin quản lý sẽ giúp doanh nghiệpTối ưu hóa thời gian quản lý hoạt động kinh doanh đơn vị; Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng; Tăng cơ hội kinh doanh; Chuẩn hoá được quy trình kinh doanh trước khi áp dụng (Vì nếu không chuẩn hóa thì không áp dụng thành công MIS); Kiểm soát được tài chính và dòng tiền (kiểm soát nguồn vốn, giảm chi phí tài chính/chi phí hoạt động)Sử dụng nhân lực khoa học và hiệu quả hơn – Ngày càng tối ưu cùng bộ định mứcLưu giữ lại các giá trị của doanh nghiệp và chia sẻ tái sử dụng; Giảm thiểu chi phí giấy tờNhanh chóng thích ứng với mô hình kinh doanh mới, sản phẩm và dịch mới, tổ chức nhân sự mới … Đây chính là năng lực cạnh tranh cộng thêm của doanh nghiệp.

Theo cmc.com.vn

Leave A Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.