Nhìn lại 123HOST năm 2019

Năm 2019 đã qua, như mọi năm mình đều phải tổng kết số liệu tài chính công ty. Tổng kết hoạt động toàn công ty năm 2019 và lên hoạch định mục tiêu 2020. Các việc trên cũng đã xong nên giờ ngồi viết lại cái tổng kết công việc của bản thân 2019.

I. Một số điểm nổi bật của năm 2019

  • Đến tháng 10, mục tiêu tài chính của công ty đã hoàn thành: Kết thúc năm, dòng tiền đạt gần 200% so với mục tiêu đề ra.
  • Mình trực tiếp quản lý phòng kinh doanh: Ngoài việc điều hành chung, mình trực tiếp quản lý Phòng kinh doanh để chị Trưởng Phòng an tâm công tác bán hàng. Ngoài ra, mình cũng trực tiếp tham gia bán hàng.
  • Hệ thống CRM của công ty đã hoàn thiện: Rất nhiều tính năng được bổ sung trong năm 2019. Nó giúp ích cho mình rất nhiều trong việc quản trị và vận hành công ty. Năm 2019 cũng là năm mình dành thời gian để code rất nhiều, kể cả thời gian rãnh rỗi ở nhà.
  • Dịch vụ Cloud VPS phát triển rất nhanh: Hạ tầng ổn định, chất lượng dịch vụ tốt nên khách hàng khá hàng lòng.
  • Về nhân sự công ty: Số lượng nhân sự của công ty không tăng, mà giảm. Lương trung bình toàn công ty tăng 10% so với năm 2018. Có nhân sự lương tăng 100%!

Nhìn chung nếu năm 2018 là năm cực kỳ khó khăn thì năm 2019 là năm “sửa sai những lỗi lầm”. Mình có nói với Ban giám đốc đầu năm 2019 rằng nếu năm 2019 chúng ta không làm tốt, sẽ không còn cơ hội để thử lại lần nữa. Và may mắn thay những chính sách và hoạch định đầu năm 2019 đã đúng.

II. Nhìn lại sơ bộ năm 2018 về trước

Từ năm 2013 đến năm 2017, 123HOST tăng trưởng rất nhanh, có năm tăng trưởng hơn 150% và trung bình tăng trưởng 80% qua mỗi năm. Điều này làm mình quá tự tin vào khả năng phát triển của công ty. Dẫn đến một số sai lầm nghiêm trọng trong năm 2018, cụ thể:

  • 1/3 doanh thu của công ty đến từ một nhóm khách hàng lớn, cùng chung ngành nghề: Khi họ gặp khó khăn do yếu tố thị trường,  Họ hủy thuê dịch vụ và công ty bị hủy hơn 1/3 doanh số gia hạn trong năm. Thu từ doanh số mới không bù lại được doanh số gia hạn, làm vỡ trận mục tiêu doanh số.
  • Tốc độ phát triển công ty quá nhanh làm sai lầm về hoạch định chi phí: Nó làm bạn ảo tưởng về bức tranh tương lai của công ty và thực hiện chi một cách vô tội vạ. Đây là lời cảnh tỉnh cho các bạn CEO có công ty đang ở đỉnh cao của sự phát triển. Hãy cẩn thận trong việc phát triển quy mô nhân sự và chi phí vận hành. Việc tụt giảm doanh thu do thị trường sẽ diễn ra rất nhanh, trong khi việc cắt giảm chi phí luôn diễn ra chậm, đặc biệt là các chi phí liên quan đến nhân sự.
  • Không linh động trong việc cắt giảm chi phí: Với niềm tin rằng nhóm khách hàng trên sẽ phục hồi nhờ thị trường đi lên. Và niềm tin này làm mình chậm chạp trong việc cắt giảm chi phí vận hành.

III. Những mục tiêu chính đã đề ra năm 2019

Như mình đã nêu, nếu năm 2019 không làm tốt thì không còn cơ hội để làm nữa. Và mục tiêu năm 2019 đã tập trung những thứ rất quan trọng:

  • Profit & Lost (lời lỗ) cũng như Cash Flow (Dòng tiền): Gọi chung là Tài chính. Dù tài chính chỉ là 1 trong 4 thẻ thuộc mô hình hoạch định BSC mà mình hay sử dụng. Nhưng năm 2019 nó là thẻ quan trọng nhất. Nó giống như máu, thiếu hoặc không có bạn không thể sống, và doanh nghiệp cũng vậy.
  • Giám đốc cũng phải đi bán hàng: Đây là sự thật, dù mình không dành 100% thời gian cho việc bán hàng nhưng vẫn phải trực tiếp thực hiện chốt các deal quan trọng. Đâu đó doanh số đem về cho 2019 tầm x tỷ. Toàn bộ BGD cũng phải tham gia bán hàng và hỗ trợ bán hàng.
  • Tạm ngưng sử dụng OKRs, tập trung vào KPI và linh động trong việc thực hiện mục tiêu và công việc: OKRs rất tuyệt vời, tuy nhiên để linh động trong hoạch định cũng như điều phối công việc, mình đã tạm ngưng sử dụng nó năm 2019. Tất nhiên 2020 sẽ sử dụng lại cho các dự án quan trọng.
  • Cắt giảm chi phí, tinh gọn nhân sự: Hầu như không chủ động tuyển thêm. Tập trung để nuôi dưỡng và tăng hiệu suất công việc của nhân sự. Giúp mô hình tinh gọi, dễ quản lý và thu nhập của nhân viên cũng cao hơn.

IV. Kết quả đạt được năm 2019 so với 2018

1. Về tài chính

  • Doanh thu: Tăng 17% 
  • Chi phí: Chi giảm 11%, cụ thể:
    • Chi phí sản phẩm dịch vụ giảm 25%: Tại đây có công rất lớn của Mr. Hiên – Trưởng phòng kỹ thuật.
    • Chi phí cố định tăng 6%: Chủ yếu tăng do tăng lương nhân sự và nộp ngân sách nhà nước.
  • Cumulated cash: Đạt mức kỷ lục từ lúc thành lập công ty đến giờ.

2. Về sản phẩm dịch vụ

Các chỉ số uptime dịch vụ đạt mức rất cao:

  • Hosting: 99.9697%
  • Cloud VPS: 99.8470%

Để đạt được những chỉ số trên, Phòng kỹ thuật đã tối ưu và áp dụng rất nhiều công nghệ “tự trồng”. Hàng loạt các script automation được áp dụng, nhiều công nghệ tự nghiên cứu được đưa vào sử dụng như Web Application Firewall made by 123HOST: Giúp hệ thống Hosting hầu như miễn nhiễm với các hình thức tấn công từ chối dịch vụ ở layer 7. Hệ thống Cloud VPS cũng có hệ thống Firewall nhiều lớp, giúp hoạt động ổn định với mức uptime cao.

Hệ thống monitoring cũng rất “nhạy”, không những cảnh báo khi có sự cố ĐÃ xảy ra mà còn “dự đoán” sự cố có thể có trong tương lai gần.

Private cloud: Đây cũng là năm đầu tiên 123HOST triển khai Private Cloud với thành công vang dội. Qua khảo sát, tất cả các khách hàng sử dụng Private Cloud đều hài lòng.

Một số điểm chưa tốt:

  • Dịch vụ Hosting tăng trưởng chậm: Đây là dịch vụ bên mình tự tin có thể cạnh tranh với cả các công ty nước ngoài. Tuy nhiên do giá cả chưa tốt và nhiều yếu tố khác dẫn đến kết quả bán mới chưa đạt như mong đợi.
  • Dịch vụ Thiết kế website mang về lợi nhuận thấp: Đây là dịch vụ bên mình mở năm 2018. Tuy nhiên chi phí nhân sự cao, tiến độ bàn giao dự án phụ thuộc quá nhiều vào các điều kiện bên ngoài. Đồng thời việc quản lý, tối ưu vận hành của dịch vụ này chưa tốt. Dù doanh thu của dịch vụ này tăng 102% so với năm 2018 nhưng lợi nhuận không đạt.

3. Về vận hành

Ngoài việc tập trung bán hàng, vấn đề vận hành công ty cũng được mình tập trung thực hiện hằng ngày. Và đây cũng là năm mình bổ sung tính năng cho hệ thống CRM nhiều nhất. CRM là công cụ giúp mình quản trị và vận hành doanh nghiệp, toàn bộ nhân viên cũng hoạt động trên đó. Nói theo trend là “chuyển đổi số”. Thống kê CRM hiện tại:

  • Tổng cộng 46,268 dòng code PHP cho Controller, Model và Helper. Chưa tính các dự án khác
  • 96 bảng(table).

Phúc lợi mới: Đổi quà tại hệ thống Gem

  • Mỗi hoạt động của nhân viên trên hệ thống CRM đều được cộng điểm Gem.
  • Nhân viên dùng Gem này để đổi quà tại Gem Store

Bỏ ngày làm việc thứ 7

Cấm sử dụng mạng xã hội trong giờ làm việc:

  • Cấm sử dụng Facebook, Video, Chơi game trong giờ làm việc.
  • Việc thực thi lệnh cấm này mình làm rất căng. Phòng hành chính nhân sự theo dõi nhân viên và sẽ báo cáo việc thực hiện hằng tuần. Bạn nào phi phạm sẽ bị kiểm điểm/ kỷ luật.

Những tính năng chính tay mình đã code  mới trong năm 2019 cho hệ thống CRM.

  • Academy: Hệ thống bài viết hướng dẫn, hỗ trợ gộp bài theo chủ đề
  • Revenue Forecast: Giúp dự báo doanh số gia hạn của khách hàng theo tháng/năm.
  • Form builder: Giúp build form cho Landing page, tích hợp tracking nguồn cho lead khi khách hàng để lại thông tin tại Landing page. Riêng tính năng này làm xong chả ai dùng, bởi mấy đứa Marketing toàn tự làm code tính hợp form, không thích sài giao diện!
  • Company Structure: Hệ thống vẽ ra cấu trúc công ty dự trên dữ liệu Phòng ban. Do nhiều đứa mới vào nói hiện tại em không biết ai là sếp em, ai là team leader của em. Ủa anh là giám đốc à, thiệt không vì thấy anh nhìn bần quá :)) ?
  • I-banking: Giúp theo dõi dòng tiền, số dư tài khoản, số dư tổng toàn bộ công ty qua 1 giao diện CRM. Dữ liệu update realtime mỗi khi có giao dịch phát sinh. Nó giúp:
    • Toàn bộ hộ đồng thành viên theo dõi số dư, dòng tiền công ty qua CRM
    • Mình theo dõi dòng tiền, số dư, balance hằng ngày. Không còn phải hỏi Thoa ơi mình đang có bao nhiêu tiền, tháng này thu trừ chi còn bao nhiêu. Tất nhiên dòng tiền thôi, còn PL thì chỗ khác :).
    • Kế toán cũng không cần login vào internet banking của từng ngân hàng để kiểm tra số dư và xem nhật ký giao dịch.
  • KPI: Tạo và gán KPI cho nhân viên kinh doanh. Dữ liệu KPI được cập nhật realtime. Giúp:
    • Quản lý: Biết được tình hình KPI doanh số đang đến đâu rồi
    • Nhân viên: Xem được tình hình KPI của mình. Thống kê số liệu liên quan.
  • Mạng truyền thông nội bộ: Nhận thấy rằng việc truyền thông thông tin đến nhân viên rất quan trọng. Nhân viên cần thông tin và bạn cần một công cụ để truyền thông đến nhân viên hiệu quả. Tính năng thì đầy đủ như Facebook: Post bài, like, comment, comment với sticker. Đến thời điểm hiện tại:
    • 129 bài post
    • 990 like
    • 1044 comment
  • Time tracker: Check-in, check-out qua hệ thống CRM. Tính năng này giúp:
    • Nhân viên biết được mình làm 1 ngày bao nhiêu giờ
    • Phòng HCNS chấm công
    • 1806 time tracker entry được tạo.
  • Work report: Giúp nhân viên gửi báo cáo ngày qua hệ thống CRM
    • Nhân viên: Báo cáo cho quản lý công việc làm trong ngày. Hệ thống cũng tự động liệt kê Todo, Task, Hoạt động bán hàng (deal, lead, contact…) của nhân viên trong này để gửi kèm cho quản lý.
    • Quản lý: Xem báo cáo của nhân viên, có thể comment thảo luận nếu cần.
    • 1500 workreport được tạo
  • Todo list: Tính năng làm todo kéo thả giống Trello. 504 todolist được tạo.
  • Project & Task: Tính năng tạo task và hợp tác công việc. Hỗ trợ giao diện list view, kanban view… Đến thời điểm hiện tại
    • 11 project
    • 135 task
    • 1312 comment vào task
  • Email Marketing for Sales: Đây là phiên bản email marketing riêng cho nhân viên kinh doanh. Hỗ trợ tạo contact list, viết nội dung với các trường macro, gửi các chiến dịch email chăm sóc khách hàng & bán hàng.
    • 3285 email đã gửi.
    • 2032 lược mở từ khách hàng.
    • 49 nội dung email
  • Story: Tính năng đăng story giống instagram. Hệ thống tự đăng chúc mừng những bạn chốt deal với giá trị lớn, chúc mừng sinh nhật các kiểu.
  • Gem, tích điểm giống Grab Rewards: Mình rất tâm đắc tính năng này. Mỗi hoạt động của nhân viên trên hệ thống CRM đều được cộng điểm Gem.
    • Nhân viên dùng Gem này để đổi quà tại Gem Store.
    • Ngoài việc đổi quà. Nhân viên còn có thể đóng góp từ thiện dùng Gem. Hiện tại quỹ từ thiện nhờ Gem của 123HOST đã được hơn 3 triệu đồng.
    • Đây cũng là chính sách phúc lợi mới của năm 2019.
  • Book: Tính năng viết sách trên CRM. Giúp chuẩn hóa quy định công ty, kiến thức về sản phẩm dịch vụ cho nhân viên.
  • Kudo card: Đây là tính năng giúp nhân viên gửi thiệp chúc mừng cho ai đó. Quản lý cũng có thể gửi thiệp cám ơn nhân viên mình vì đã hoàn thành tốt công việc.
  • Testing Center: Đây là tính năng cho phép thi trắc nghiệm trực tuyến. Mình học bằng B2 xong thấy tính năng thi trắc nghiệm của trung tâm dạy lái xe tốt quá. Nên làm luôn nó vào CRM. Mục đích:
    • Quản lý: Thêm các câu trắc nghiệm về quy định, bán hàng, quy trình.. hằng ngày. 
    • Nhân viên: Thi trắc nghiệm liên tục để nhớ các kiến thức về SP/Dịch vụ. Hỗ trợ thi lại đến khi nào đạt thì thôi
    • Tính năng:
      • Thi trực tuyến: Chọn vào thi, có đồng hồ đếm ngược
      • Trộn đề thi, trộn đáp án: Không thể nhớ lụi hay mẹo khi thi.
      • Lời giải cho từng câu hỏi: Giúp nhân viên xem lại giải thích câu hỏi khi mình làm sai.
      • Thống kê câu hỏi tôi làm sai: Để ổn lại câu mình làm sai
      • Thống kê câu hỏi nhiều người sai nhất
    • Thống kê (tính năng này mới mở chưa được 1 tháng):
      • 98 lần thi
      • 104 câu hỏi trắc nghiệm
  • Hệ thống Level cho nhân viên: Đây là hệ thống cấp độ nhân viên, mỗi cấp độ ứng với mức phúc lợi của nhân viên đó. Chỉ các cấp quản lý được chỉ định mới có quyền tăng/ giảm cấp độ nhân viên. Khi nhân viên được thăng cấp, hệ thống sẽ tự động thông báo chúc mừng nhân viên. 

Nhiều anh chị yêu cầu mình phát hành hệ thống CRM trên ra ngoài để các doanh nghiệp xung quanh dùng. Nhưng thật sự là mình cân nhắc lắm, hiện nhân sự dev tuyển rất khó. Năm 2020 lại quá nhiều mục tiêu nên việc phát hành nó ra ngoài là chưa thể.

V. Những điểm mới năm 2020

Năm 2020 hứa hẹn nhiều thay đổi rất tích cực. Mình không thể tiết lộ nhiều nhưng một số chính sách mới sẽ được ban hành năm 2020:

Về phúc lợi nhân viên:

  • Thai sản cho nữ lẫn nam:
    • Công ty tặng thêm 1 tháng nghỉ thai sản cho nữ, có lương. Tổng cộng nữ được nghỉ 7 tháng thai sản.
    • Nam cũng được nghỉ thêm ngày nghỉ thai sản, có lương từ phía công ty lẫn phía nhà nước.
    • Được đi trễ, về sớm khi có con nhỏ. Quản lý không được gây khó khăn, giao việc nặng cho nhân viên trường hợp này.
  • Thời gian làm việc:
    • Quy định rõ ràng việc cho phép nghỉ giữa giờ: Cứ 2 tiếng làm việc phải nghỉ ngơi 10 đến 15 phút. Đứng dậy đi hoặc vận động để hạn chế các tác hại về sức khỏe do làm việc máy tính liên tục.
    • Quy định luôn việc nghỉ ngơi của nhân viên nữ ngày “đèn đỏ”.
  • Phúc lợi theo cấp độ nhân viên:
    • Thêm phúc lợi hỗ trợ chi phí khám sức khỏe hằng năm
    • Thêm số ngày được làm việc từ xa hằng tháng
    • Hỗ trợ chi phí điện thoại
    • Điều chỉnh mức phúc lợi: Thưởng 4 ngày lễ/ năm. Số ngày nghỉ phép có lương trong năm. Thưởng chúc mừng cưới, chúng mừng sinh nhật, mừng sinh con, thăm ốm đau…

Về dự án lớn

Sẽ chạy dự án rất lớn với các nhân sự chủ chốt mở đường ban đầu. Product này rất khó và nó kết hợp kinh nghiệm từ Kỹ thuật, Vận Hành, Tài chính, Marketing của rất nhiều anh em làm việc lâu năm trong nghề.  Mình cũng phải code rất nhiều cho nó. Hy vọng dự án sẽ thành công tốt đẹp!

VI . Tóm lại

Nhìn chung năm 2019 thành công tốt đẹp. Để hoàn thành được các mục tiêu năm 2019, toàn bộ hơn 20 nhân sự của công ty mình phải làm việc ngày đêm. Có nhiều tháng không biết chủ nhật là gì. Mình rất cám ơn và trân trọng điều đó. 

Bắt đầu năm mới, chúc tất cả anh em doanh nghiệp Việt Nam năm 2020 phát triển rực rỡ. Đem lại nhiều giá trị hơn cho nhân viên mình, cho xã hội!

Leave A Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.